Webinar-on-Demand:
Digitaler Einbürgerungsprozess im Kanton Zürich
Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung
Der Kanton Zürich digitalisiert seinen Einbürgerungsprozess. Dies ermöglicht die effiziente und schnelle Bearbeitung von Einbürgerungsgesuchen und vereinfacht die Zusammenarbeit mit den Gemeinden erheblich.
Im Kanton Zürich werden jährlich 7.500 Einbürgerungsgesuche gestellt, die von verschiedenen Stellen bearbeitet werden müssen: Das Kantonale Gemeindeamt (GAZ), die betroffenen Gemeinden und der Bund arbeiten im Schnitt 18 Monate an einem Fall. Der bisherige papierbasierte Prozess gestaltete sich zum Teil wenig transparent und langwierig. Es war nicht einfach, schnell und fundiert Auskunft zum Stand eines Gesuches zu geben.
Eine durchgängige, digitale Workflow-Lösung schafft Abhilfe. Sie unterstützt künftig alle am Prozess beteiligten Personen bei der elektronischen Bearbeitung und ermöglicht eine medienbruchfreie Prozessierung.
Die Vorteile für das Gemeindeamt Kanton Zürich:
- Fallbearbeitung auf Basis strukturierter Daten
- Medienbruchfreie Zusammenarbeit
- Bessere Übersicht und Information gegenüber bewerbenden Personen und Drittparteien
- Einfache Bedienung, minimale Schulung
- Optimierung der Steuerung und Ressourcenplanung
- Verbessertes Monitoring und Auswertungsmöglichkeiten
In einem Webinar hat das Gemeindeamt des Kantons Zürich gezeigt, wie der Kanton Zürich mit der Fachapplikation Einbürgerung (FAE) den gesamten Einbürgerungsprozess digitalisiert. Mitarbeitende profitieren dabei vom transparenten und flexiblen Prozess und die Zeit bis zum finalen Bescheid reduziert sich erheblich.
Fragen und Antworten aus dem Webinar
Deniz Danaci, Abteilungsleiter Einbürgerungen Gemeindeamt Kanton Zürich, beantwortet die Fragen aus dem Webinar.
Verwenden Sie digitale Signaturen in diesem Prozess?
Wenn damit Unterschriften gemeint sind: Nein. Zurzeit dürfen Verfügungen (in unserem Fall Einbürgerungsentscheide, die unterschrieben werden müssen) aus rechtlichen Gründen noch nicht elektronisch erstellt bzw. verschickt werden. Daher ist die elektronische Signatur aktuell nicht sinnvoll.
Der zeitliche Durchlauf benötigt nach wie vor 18 Monate? Warum?
Dafür gibt es verschiedene Gründe:
- Der Einbürgerungsprozess ist ein kompliziertes Verfahren, das vom Gesetz vorgeschrieben ist (vgl. entsprechende Folie).
- Aus organisatorischen Gründen ist ein gewisser Stock an Pendenzen unabdingbar. Der Gesuchseingang ist volatil, das bedeutet, im einen Monat erreichen uns viele Gesuche (von Bewerbenden und Gemeinden sowie vom Bund), im anderen wenige. Hätten wir das Ziel, möglichst immer ohne Pendenzen auszukommen, wäre die Auslastung des Personals höchst unterschiedlich. Entsprechend ist dies auf Gemeinde- und Bundesebene der Fall.
- Unvollständig eingereichte Gesuche, das Nachfordern von Unterlagen und Wartezeiten verlängern die Durchlaufzeit. Dieses Problem entschärft sich jedoch, da seit dem 1. Juli nur noch wenige Dokumente eingereicht werden müssen.
- Vermutlich sind auf Seiten der Verwaltung teilweise nicht genügend Ressourcen vorhanden.
Wollen jetzt andere Abteilungen in Zürich dank diesem Erfolg Axon Ivy einsetzen?
Es sind meines Wissens Gespräche in Gang, das Interesse ist jedenfalls vorhanden.
Wie haben das Testen und die Feedbackschleifen bei der Entwicklung der Applikation funktioniert? Wie war der Zeitaufwand hierfür?
Der Zeitaufwand für das Testen war gross, vermutlich der umfangreichste Aufwandposten. Die Feedbackschleifen haben gut funktioniert. Für kleine Anpassungen (Abweichungen oder Ergänzungen zur Spezifikation) war FROX immer offen.
Wie vielfältig waren die Anforderungen seitens der Gemeinden? Und wie wurden diese berücksichtigt?
Die Anforderungen wurden über die Fachgruppe berücksichtigt, in der die Gemeinden durch mehrere Personen vertreten waren. Der grösste Wunsch der Gemeinden war eine Anbindung an ihr jeweiliges Geschäftsverwaltungssystem. Nicht zuletzt aufgrund der Vielfalt dieser Systeme war das jedoch nicht machbar. Im Allgemeinen ist die Akzeptanz der Axon-Ivy-Plattform in den Gemeinden trotzdem gross.
Was haben Sie mit den laufenden (Papier-)Dossiers vor der Einführung gemacht?
Diese wurden weder migriert noch digitalisiert. Laufende Dossiers bearbeiten wir auf Papier weiter und schliessen sie so ab. Wir haben also immer noch grüne Mäppchen in unseren Büros. Aber es werden immer weniger. Ende 2024 sollten die meisten abgeschlossen bzw. im Archiv sein.
Ist das Portal für die Antragsteller Teil der Lösung oder davorgeschaltet?
Das Portal ist davorgeschaltet.
Sind Kandidatinnen und Kandidaten gezwungen, das Gesuch digital einzureichen? Gibt es weiterhin die Möglichkeit, Gesuche physisch einzureichen? Wie wird im Prozess mit solchen Medienbrüchen umgegangen?
Man kann das Gesuch auch weiterhin postalisch einreichen. Die Onlinequote schwankt zurzeit zwischen 70 und 85 Prozent, je nach Monat. Postalisch eingereichte Gesuche digitalisieren wir im Nachhinein.
Auswirkungen des Kanban-Prozesses auf die Motivation der Mitarbeitenden: Gibt es nach wie vor Aufgabenschwerpunkte oder können nun alle Mitarbeitende alles?
Zum Punkt Motivation: Die Mitarbeitenden befinden sich immer noch im Change. Ihnen sind noch nicht ganz alle Möglichkeiten des Kanban-Prinzips bekannt. Generell «fremdelt» das Team noch etwas, da sie «ihre» Dossiers nicht mehr haben. Aber das wird sich sicherlich langsam ändern, ich bin zuversichtlich.
Im Hinblick auf Aufgabenschwerpunkte gilt: Grundsätzlich machen alle alles. Aber es gibt natürlich auch gewisse Schwerpunkte. Manche Mitarbeitende machen gewisse Aufgaben häufiger, weil sie ihnen mehr liegen. Andere Kolleginnen und Kollegen sind exklusiv mit gewissen Aufgaben betraut. Zum Beispiel den Support von Bewerbenden betreuen nicht alle Beschäftigte.
Webinar-on-Demand: Digitaler Einbürgerungsprozess im Kanton Zürich
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FROX AG
Die FROX AG ist Expertin für die Digitalisierung sowie Automatisierung von IT- und Geschäftsprozessen. Als Teil der Noser Group ist sie seit über 25 Jahren am Schweizer Markt präsent. Das Angebot deckt alle Bereiche vom Consulting über die Implementierung bis hin zum Engineering sowie Betrieb und Support ab. FROX ist Partner von Axon Ivy.
Axon Ivy AG
Die Axon Ivy AG bietet mit ihrer leistungsstarken Business Process Automation Platform Axon Ivy eine weltweit führende Technologie zur Automatisierung von Geschäftsprozessen an. Seit 2022 ist sie als unabhängige Tochtergesellschaft der Ricoh-Gruppe tätig.